Por Qual Plano Começo (Ou Termino)?

“Vou concluir este primeiro”.

Alguns alunos em sala de aula, iniciantes nos conhecimentos das boas práticas do PMI para gerenciamento de projetos, manifestam dúvidas quanto à ordem de elaboração do Plano de Gerenciamento de Projeto (PGP) e dos demais planos de gerenciamento (escopo, risco, custos etc.). Fica-lhes clara a importância de todos,  mas, se o Gerente de Projeto (GP) ainda irá produzir o primeiro PGP, qual a ordem natural para conclusão de cada um eles?

Comecemos por resgatar dois requisitos vitais para as boas práticas do gerenciamento de projetos, principalmente, para os processos de planejamento e de execução: continuidade e iteratividade. Continuidade nos coloca a ideia daquilo que deverá acontecer ao largo de todo o ciclo de vida do projeto, ou pelo menos até que se conclua a última das atividades previstas (não esqueçam que ainda temos o encerramento como um grupo de processos a ser executado). E iteratividade resume o(s) resultado(s) decorrentes de um processo e que modifica(m) de alguma forma planos e documentos de projeto já elaborados ou em elaboração, ou seja, podemos aplicar a esse termo resultado (inovação, adaptação, correção etc.) a nomeação de “iteração”.

Prosseguindo, o PGP tem por objetivo ser a base para orientar as atividades do projeto e como este será conduzido, incluindo tanto como executar quanto como monitorar, controlar e gerenciar as mudanças para o que já está planejado. Sua estrutura, uma vez que deve abranger todas as áreas de conhecimento e diversos outros aspectos, implica fazer referência a planos que, digamos, possuem vida própria, quais sejam, Planos de Gerenciamento de Custos, de Riscos, de Escopo etc. para citar alguns.

Voltando ao cenário introduzido lá no começo, por ainda ser a primeira versão (iteração) dos planos do projeto, é interessante que o GP defina a estrutura do documento PGP com uma separação clara das áreas abordadas e já inicie a elaboração do seu conteúdo. Cabe ressaltar que o PGP deve ser objetivo e ao mesmo tempo abrangente, uma vez que estará ao alcance de qualquer parte interessada relevante e dos membros da equipe do projeto, inclusive para o seu gerenciamento.

Posteriormente, à medida que o GP for desenvolvendo novos planos de gerenciamento ele se utilizará daquilo que já antecipou no PGP para então especificá-lo com riqueza de detalhes e precisar-lhe execução, controle, planejamento e encerramento das atividades e processos da respectiva área de conhecimento tratada.

Frise-se que o PGP é passível de modificações (nova iteração) em decorrência do que esteja sendo versado em um plano de gerenciamento específico. É imperioso que o PGP e os demais planos produzidos estejam alinhados, não cabendo aceitar passivamente qualquer inconsistência entre eles. Não obstante haja quem aplique a técnica de “copiar e colar” cada um dos planos específicos dentro do PGP, particularmente acredito que isso pode tornar o PGP bodoso, cansativo e extenso, além de retirar-lhe a característica de vida e inteligência próprias. Fosse assim (“copiar e colar”) e o PGP não seria um plano, mas sim um documento mestre, talvez até mesmo visto como uma espécie de manual.

Com isso, de uma forma objetiva, diria que estaríamos diante de uma seguinte lógica de ações proposta:

Passo 1: definir estrutura do PGP e desenvolver seu conteúdo para produzir uma versão inicial (“draft“) e de visão geral a ser utilizada como referência básica para os demais planos;

Passo 2: definir estrutura e desenvolver conteúdo para versão inicial de um plano de gerenciamento específico (custos,  riscos, aquisições etc..)

Passo 3: revisar PGP e proceder aos ajustes e alinhamento com o estabelecido no plano específico;

Passo 4: se houver mais algum plano específico para desenvolver, voltar ao passo 2; caso contrário, prosseguir;

Passo 5: concluir PGP e dar por produzida a 1a. iteração do planejamento.

Nada impede, também, que opte-se por desenvolver cada plano específico para depois elaborar o PGP. Não há de fato uma regra fechada para isso. Cabe, sim, ao GP, avaliar caso a caso, projeto a projeto (considerando abrangência, complexidade, orçamento, criticidade etc.), o que melhor se aplica ao momento. Mas o mais importante é não perder o foco em manter a sintonia contextual do que está referido entre todos os documentos produzidos.

Portanto, PLANEJE!

Um forte abraço e um bom dia.

J. Dimas

blog.gpfdp@yahoo.com.br

Referências:

1. Guia PMBoK, 5th edition